会議を開く側に回ったときには、
3つのことをはっきりさせる必要がある。
・議題ごとにかけてもよい最大の時間
・議題ごとの優先度
・会議全体の時間
議題ごとにかけてもよい最大の時間
つまり、各議題ごとの制限時間のこと。
議題を前から順に、何も考えずに進めていくと、
たいてい予想より時間がかかる。
なので会議は常に予定より時間がかかるものだし、
本来一番時間をかけたかった議題に時間をかけられなくなったりする。
議題ごとの優先度
議題にかけてもよい時間に差し迫ったとき、
選択肢は2つしかない。
続けるか、やめるかだ。
ただし、続けてしまったときは、トレードオフが発生する。
代わりに他の議題を取り下げる必要がある。
そのときに、議題の優先度を使う。
低・中・高の3段階でいいだろう。
ある議題を延長する代わりに、
優先度の低い議題を取り下げる。
逆に、絶対にやってはいけないのは、会議時間を(大幅に)延長することだ。
人は、たいてい会議時間に合わせて、自分のエネルギーを使う。
会議時間を最初の告知より延長してしまうと、
エネルギーがない状態で、会議に参加することになる。
これでは、いい会議とならないのは明らかだ。
早く終われと思いながら、会議をやり過ごすことになるだろう。
会議全体の時間
これはタイムボックスだ。
適当に考えて、長引けば延長すればいいなんてのはダメだ。
会議はもっともコストのかかる作業の1つだからだ。
会議全体の時間は、算出可能なものだ。
議題ごとの最大時間を合計すれば、おのずと会議時間が決まる。
もし長時間になってしまったら、
優先度の低い議題は削除する。
それでも長い場合は、会議を分割すべきだろう。
本当にその会議の名目で、それだけ多くの優先度の高い議題があるだろうか？
ほとんどの場合、それだけ多いことはないはずだ。
そして、＋１。
最低でも1時間前後に1回、5分から10分、休憩を取ること。
休憩なしに会議をしても、頭が疲れてよい成果を出せない。
休憩をなくせば、たしかによく疲れるが、
それは「会議をがんばった」という自己満足でしかない。
いつ会議を開く側に回っても、
苦痛な会議を開かないようにしたい。
